Aprenda a gerir seu tempo em 8 passos!

28 de janeiro de 2022

🕐 Tempo de leitura: 6 minutos

A gestão do tempo pode parecer uma tarefa muito complicada para a maioria das pessoas que, por vezes, têm dificuldades em conciliar sua vida pessoal e profissional.

A princípio, essa mistura de atividades pode parecer inocente, contudo, com o tempo, pode se tornar prejudicial para a sua produtividade e saúde mental.

Quem nunca ficou desesperado com um prazo, olhando o relógio a cada instante, com medo do tempo se esgotar, desejando, simultaneamente, que um dia tivesse 48 horas?

Mas fique tranquilo, a solução não está ligada ao desespero, senão em entender o que está causando um mau gerenciamento no seu tempo e como fazer para mudar isso.Preparamos uma lista com oito táticas que podem facilitar seu aprendizado sobre gestão de tempo e te ajudar a mudar de vez os seus hábitos!

Afinal, o que é gestão do tempo?

Relógio e calendário para cronometrar o tempo

A gestão do tempo é um pilar fundamental para a produtividade de uma pessoa e para a entrega de suas atividades no prazo correto. 

Também se trata de uma maneira de diminuir o estresse por causa do trabalho e de poder descansar sem estresse.

Portanto, é possível dizer que a gestão do tempo nada mais é do que uma forma de organizar seu tempo com base nas suas atividades, tornando-as ainda mais efetivas!

E qual é a sua importância da gestão do tempo?

Segundo uma pesquisa realizada pela ISMA-BR (International Stress Management Association Brasil), 62% dos brasileiros apontam sofrer com a falta de tempo por conta da sobrecarga de tarefas no dia a dia.

Diversas doenças e transtornos podem acometer a saúde física e mental, decorrentes da má gestão do tempo de uma pessoa. 

Por isso, é importante aprender a organizar melhor suas tarefas, sobretudo por prioridade, a fim de poder melhorar até mesmo a gestão da sua vida pessoal.

Uma dica é considerar as tarefas por importância, urgência e quais delas são circunstanciais, isto é, analisar, respectivamente, quais devem ser entregues a longo prazo, as que devem ser entregues para “ontem” e as que são vistas como desnecessárias, ou seja, não geram resultados.

Dessa forma, você conseguirá definir melhor seus objetivos em cada um dos passos!

Como fazer para gerir seu tempo?

Prancheta para organizar e gerir o tempo

1 – Se planeje

O planejamento é um pilar essencial para a gestão do tempo.

Com ele, você consegue visualizar claramente o que precisa ser feito. Isso ajuda, consequentemente, a não pular etapas ou deixar algo perdido pelo caminho.

Você pode anotar tudo que precisa realizar semanalmente, depois definir o que precisa ser feito a cada dia para não se sobrecarregar e, dessa maneira, conseguir equilibrar bem cada atividade.

Uma vez que você realizar um planejamento detalhado, você vai perceber que suas tarefas serão executadas cada vez com mais precisão e assertividade, de forma a não precisarem ser refeitas, ou realizadas às pressas.

Um bom planejamento, além ser um álibi para os compromissos e prazos, te ajuda a organizar bem suas folgas e momentos de descanso, sem precisar se preocupar tanto com questões relacionadas ao trabalho ou estudos.

Para um planejamento efetivo, você pode fazer um checklist com todos os seus afazeres e ir eliminando o que já foi realizado.

Assim, você terá maior controle das suas tarefas e as executará nos prazos corretos. 

2 – Fique atento aos imprevistos

Imprevistos acontecem a todo momento, especialmente se você estiver no trabalho.

Sempre haverá alguém precisando da sua ajuda, uma ligação inesperada ou uma reunião importante.

Por isso, é necessário planejar a gestão do seu tempo de acordo com a sua experiência no dia a dia, sempre deixando brechas e pausas pensando justamente nesses imprevistos.

Afinal, para quem já está sem tempo e não quer perder o gás, atrasar alguma atividade não é a opção mais ideal!

3 – Defina quais são as suas metas

É muito importante não perder a motivação para não deixar suas tarefas de lado, ou desandarem completamente. Além disso, a desmotivação também afeta a saúde mental, prejudicando o indivíduo e impossibilitando-o de alcançar seus objetivos.

Pensando nisso, fica claro a importância de estipular metas. Afinal, tudo fica mais fácil quando você consegue enxergar um propósito por trás dos seus esforços. 

As metas não devem se basear em ideias extraordinárias demais, senão em propósitos que, embora demandem muito esforço, possam ser alcançados, fazendo com que você se sinta realizado.

Assim, suas atividades ficarão bem mais fluidas e você as realizará com ambição!

4 – Defina prazos para gerir melhor o seu tempo

 Falar sobre prazos é, definitivamente, um grande problema para muitas pessoas.

No entanto, depois que você se acostuma com essa forma de organização, você percebe que também se torna uma ótima forma de gerir o seu tempo.

Para a gestão do tempo, é muito importante o planejamento e a definição de metas, como abordamos anteriormente. 

Junto com elas, entretanto, entram os prazos. Afinal, para poder se planejar direitinho, é super importante saber o que é prioridade e as datas que as suas atividades precisam ser entregues.

Você pode cronometrar atividades que faz geralmente, mas para as que não tem o costume de realizar, cabe estipular um prazo.

Uma data não deve ser definida sem considerar nenhum requisito, pelo contrário!

É super importante analisar todos os fatores que implicam em um projeto antes de definir uma data para entregá-lo.

Caso você não tenha muito domínio sobre o tempo que levará para executar alguma atividade, aposte em prazos mais altos. Se sobrar tempo, você pode ir adiantando outras atividades.

Dessa forma, você consegue fazer tudo de forma tranquila, sem precisar correr uma maratona para não deixar de entregar.

5 – Otimize suas reuniões

Quem nunca passou por aquelas reuniões longas e ininterruptas, que após todos os colegas estarem exaustos, não levou a lugar nenhum?

É essencial anotar as pautas de uma reunião antes de realizá-la, e se esforçar para conduzi-las durante o horário reservado apenas para aquela discussão.

Assim, você não se deixará levar por caminhos distintos e conseguirá traçar os planos e assuntos a serem abordados sem desvios. 

Uma reunião bem otimizada, em que os assuntos possam ser tratados de forma objetiva, pode se tornar ainda mais eficiente e levar à colheita de bons frutos.

6 – Evite procrastinar

Dia de folga e procrastinação são coisas totalmente diferentes…

Afinal, você deve cultivar seus momentos de descanso e lazer, mas tomar cuidado para que eles não interfiram nas suas responsabilidades do dia a dia.

Especialmente em uma época na qual o trabalho em casa se tornou mais comum, é importante não misturar as coisas, ou evitar “deixar para depois”. 

O seu tempo é precioso, então faça tudo que precisa nas horas que foram reservadas para que você possa descansar sem peso na consciência!

7 – Evite nutrir inúmeras tarefas

É comum às vezes pensarmos que ninguém além de nós pode realizar determinada atividade, mas esse é um pensamento que devemos afastar, principalmente se você lidera uma equipe.

O acúmulo de tarefas pode implicar na gestão do seu tempo e te privar de realizar suas atividades com excelência.

No fim das contas, quem tenta fazer de tudo acaba não sendo ótimo em quase nada.

Utilize sua equipe ou colegas de trabalho para te ajudar em suas missões. Delegue tarefas e faça com que todos deixem sua marca em um mesmo projeto.

Com certeza, o resultado sairá bem mais completo e vantajoso.

8 – Organize suas folgas e planeje suas férias

A gestão do tempo também deve ser pensada com base nos dias que você usará para descansar, afinal, é muito importante reservar momentos para o lazer mesmo em uma rotina muito turbulenta.

De acordo com um estudo apresentado pela Isma-BR em 2017, 70% dos brasileiros ativos já apresentaram ou possuem sintomas de estresse.

Em muitas situações, por exemplo, os casos se agravam e podem resultar em transtornos emocionais que precisam de acompanhamento médico.

Muito do que afeta a saúde mental se deve à correria do dia a dia, à rotina e à falta de tempo para descanso, o que pode ser resultado da má gestão do tempo. 

Portanto, o ideal é incluir em seu planejamento um tempo para folgar e se abster da rotina que, geralmente, é desgastante.

O período de férias ou as folgas ao longo do ano são super importantes para colocar em ordem a sua saúde mental e fazer o que você gosta sem se preocupar com outras obrigações.

Hora de colocar a gestão do tempo em prática!

Notebook

Agora que você já dominou o passo a passo da gestão do tempo, é hora de colocar a mão na massa.

Pode parecer trabalhoso, mas com certeza o planejamento é um investimento que irá melhorar muito sua qualidade de vida e te render bons resultados!

Por fim, não se esqueça de contar aqui para a gente o que você acha sobre o conceito de gestão do tempo e se você já o aplica no dia a dia!

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